Avdelningskoordinator till GBAD Command & Control

Logistics, Sales & Operations · HR & Admin · Office Administration · Administrative Support · Office Management

In short

Vi söker en driven avdelningskoordinator till GBAD Command & Control i Göteborg som vill vara organisationens nav. Du ansvarar för att skapa struktur, koordinera aktiviteter och ge administrativt stöd till ledning och medarbetare, vilket bidrar till att cirka 125-150 personer får bästa möjliga förutsättningar att lyckas.

Responsibilities

Ansvara för introduktion och onboarding av nyanställda.
Koordinera och följa upp konsultavtal och konsultförlängningar.
Hantera inköp, beställningar och administration enligt gällande rutiner.
Kontrollera och följa upp fakturor mot rapporterad tid och avtal.
Stödja ledningen med ekonomiuppföljning och sammanställning av underlag.
Planera, boka och koordinera tjänsteresor samt stödja medarbetare med reseräkningar och utlägg.
Planera och koordinera konferenser, workshops, ledningsmöten och andra avdelningsaktiviteter.
Ansvara för praktiska arrangemang som fikabeställningar, representation och övriga evenemang.
Samordna uppvaktningar vid exempelvis födelsedagar, jubileum och andra medarbetarhändelser.
Säkerställa att information hålls uppdaterad i relevanta system och samarbetsytor.
Vara ett operativt stöd till avdelningschef och chefer inom avdelningen.
Driva och utveckla administrativa arbetssätt och processer för att skapa effektivitet och struktur.

Requirements

Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt stöd till chef, ledningsgrupp eller större verksamhet.
Erfarenhet av ekonomiadministration, fakturahantering eller ekonomisk uppföljning.
God förmåga att planera, prioritera och koordinera många aktiviteter parallellt.
Mycket god systemvana och erfarenhet av Microsoft 365.
Förmåga att skapa struktur i en verksamhet med många intressenter.
Mycket god kommunikativ förmåga på svenska och engelska.
Proaktiv och initiativrik.
Strukturerad och noggrann.
Självgående och ansvarstagande.
Lösningsorienterad.
Relationsskapande och kommunikativ.
Serviceinriktad med hög integritet.

Desired Qualifications

Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans.
Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.
Som avdelningskoordinator är du en nyckelperson i verksamheten.
För att lyckas i rollen ser vi att du är på plats på kontoret merparten av tiden.
Rollen bygger på nära samarbete med avdelningens chefer och medarbetare samt ett aktivt deltagande i den dagliga verksamheten, där tillgänglighet, service och personliga kontakter är viktiga framgångsfaktorer.
Du blir en central stödfunktion i en växande verksamhet där du får möjlighet att påverka arbetssätt, skapa struktur och bidra till att både ledning och medarbetare kan fokusera på sina kärnuppdrag.
Det ger dig ett brett kontaktnät och goda möjligheter till både lärande och utveckling.
Vi söker dig som tycker om att få andra att lyckas.
Du är serviceinriktad och prestigelös, men också trygg i att ta egna initiativ och driva frågor självständigt.

Benefits

Möjlighet att påverka arbetssätt och skapa struktur i en växande verksamhet.
Stor variation och många kontaktytor.
Möjlighet att göra verklig skillnad i vardagen för cirka 150 personer.
Ingå i ett nätverk av assistenter och koordinatorer inom Saab för att stötta varandra och dela erfarenheter.
Goda möjligheter till lärande och utveckling.
Befattningen kräver att du genomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd.

Skills

Microsoft 365SvenskaEngelska

#koordinator#administrativt stöd#ekonomiadministration#reseadministration#eventplanering

About Saab

As a leading defence and security company, we offer solutions that range from the depths of the oceans to high in the sky, on land and in cyberspace, to keep people and society safe. Empowered by our 22,000 talented people, we constantly push the boundaries of technology to create a safer, more sustainable and more equitable world. We design, manufacture and maintain advanced systems in aeronautics, weapons, command and control, sensors and underwater systems. We are headquartered in Sweden and have major operations all over the world and are part of the domestic defence capability of several…

See all open jobs at Saab Read more about Saab Website