Executive Assistant

Logistics, Sales & Operations · HR & Admin · Office Administration · Administrative Support

In short

Tetra Pak recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour les Services à Puteaux, France. Ce poste à temps plein implique la gestion des déplacements, le soutien administratif complexe, la coordination des réunions et la gestion des bons de commande. Une expérience de plus de 5 ans dans un rôle similaire est requise.

Responsibilities

Coordonner et optimiser les activités administratives de deux Vice-Présidents des Services.
Assurer la gestion complète des déplacements nationaux et internationaux complexes.
Gérer les agendas complexes des dirigeants, prioriser les rendez-vous et gérer les changements de dernière minute.
Organiser les réunions récurrentes des Services et tenir le calendrier principal.
Envoyer des annonces, rédiger des lettres et des réponses aux parties externes.
Faciliter la communication et le flux d'informations au sein de l'organisation.
Piloter les améliorations des méthodes de travail administratives et en assurer la mise en œuvre.
Maintenir les listes de distribution.
Coordonner les réunions physiques des Services (une fois par an).
Organiser la restauration et la logistique pour les réunions et événements en personne et virtuels.
Créer, gérer et suivre les bons de commande pour assurer le traitement et le paiement en temps voulu.
Travailler en étroite collaboration avec les départements finance et achats pour réconcilier les bons de commande et résoudre les écarts.
Conserver des registres précis de tous les bons de commande et documents associés.

Requirements

Un diplôme administratif.
Plus de 5 ans d'expérience dans un rôle similaire ou de soutien à la direction.
Maîtrise professionnelle de l'anglais parlé et écrit.
Expertise dans les outils Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Teams, etc.) et Concur.
Le plus haut degré de professionnalisme et de protection des informations confidentielles.

Desired Qualifications

La connaissance du français et/ou de l'italien est un plus.
Excellentes compétences en communication et une approche proactive.
Dynamique, efficace et précis.
Une attitude axée sur le service et flexible pour assurer un bon soutien aux membres de l'équipe.

Benefits

Une variété de défis passionnants avec de nombreuses opportunités de développement et de formation dans un paysage véritablement mondial.
Une culture qui favorise un esprit d'innovation où nos experts du secteur obtiennent des résultats visibles.
Une expérience d'emploi équitable qui valorise la diversité et l'inclusion.
Une rémunération et des avantages compétitifs sur le marché avec des modalités de travail flexibles.
Être membre de la communauté des assistants de l'entreprise.

Skills

Microsoft WordMicrosoft ExcelMicrosoft PowerPointMicrosoft TeamsConcur

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About Tetra Pak

We’re here to make food safe and available. It’s why we provide advanced food production systems, from product creation and recipe testing to processing, filling, packaging, logistics, services and beyond. We support almost every food and beverage category with tailored solutions for category-specific needs. In collaboration with our customers and suppliers, driven by more than 24,000 dedicated employees worldwide, we protect food sustainably every day for hundreds of millions of people in more than 160 countries. Because we’re here to fulfil a purpose: We commit to making food safe and…

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Company

Tetra Pak

Job Posted

3 days ago

Expires

in 1 week

Employment Type

Full Time

Work mode

Hybrid

Experience Level

Mid-Senior

Locations

Puteaux, France

Paris, France

Qualification

Diploma

Applicants

Be an early applicant

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Responsibilities

Requirements

Desired Qualifications

Benefits

Skills

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