Executive Business Administrator

Logistik, försäljning och verksamhet · HR och administration · Kontorsadministration

I korthet

Die Copilot Agents & Search Quality (CASQ)-Organisation sucht einen Executive Business Administrator zur Unterstützung eines Corporate Vice President und des weltweiten Teams, das Microsoft 365 Copilot Search & Chat entwickelt. Der ideale Kandidat verfügt über Erfahrung in der Unterstützung global verteilter Organisationen, Kalendermanagement, Reiseplanung und Budgetverwaltung sowie die Fähigkeit, ein Team von Administratoren zu leiten.

Ansvarsområden

Unterstützung einer global verteilten Organisation über Zeitzonen und Kulturen hinweg.
Effektive Kalenderverwaltung, Konfliktlösung und Ausrichtung auf die Prioritäten der Führungskraft.
Führung und Entwicklung eines Teams von Executive/Business Administratoren (Einstellung, Leistung, Karrierewachstum).
Umfassende Planung und Koordination von nationalen und internationalen Reisen, einschließlich Logistik und Reisekostenabrechnung.
Zusammenarbeit bei der Planung und Unterstützung von Veranstaltungen (All Hands, Offsites, Morale-Events).
Unterstützung der Rhythmus-des-Geschäfts-Prozesse (ROB) und Verwaltung des Budgets für Moral, Reisen und Unterhaltung sowie Schulungen.
Management von Büroflächen, einschließlich der Umstellung auf ein hybrides Arbeitsplatzmodell und der Durchführung von Raumerweiterungen.
Sicherstellung der Einhaltung administrativer Betriebspolitiken und -verfahren.
Verwaltung von Verteilungslisten und Gruppenzugehörigkeiten.

Krav

Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Verwaltung, im Business Support oder im Kundenservice mit Schwerpunkt auf Terminplanung, Reisemanagement und Verwaltungsarbeit für Führungskräfte/obere Managementebenen.
Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung einer global verteilten Organisation und im Umgang mit mehreren Zeitzonen, Kulturen und regionalen Arbeitsnormen.
Starke Urteilsfähigkeit bei der Balance von Führungsprioritäten mit fairem Zugang und angemessenen Arbeitszeiten über geografische Gebiete hinweg.
Dienst als Verbindungsperson zwischen dem globalen Führungsteam, der administrativen Gemeinschaft und wichtigen Stakeholdern, um einen effektiven Informationsfluss, Koordination und Nachverfolgung zu gewährleisten.
Hohes Maß an Integrität und Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen mit Diskretion und Professionalität zu handhaben.
Proaktive Antizipation von Bedürfnissen der Führungskraft und Fähigkeit, unabhängig administrative Entscheidungen zu treffen und mit Führungskräften im Namen der Führungskraft zu interagieren.

Önskade kvalifikationer

6+ Jahre nachgewiesener Erfolg bei der Unterstützung einer leitenden Führungskraft.
Beherrschung von Microsoft Office-Anwendungen (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint usw.).
Unterstützung eines globalen Teams mit Remote-Mitarbeitern, prompter Umgang mit Mehrdeutigkeiten.
Ausgezeichnete organisatorische, analytische und verbale/schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
Fähigkeit, unter Druck effektiv zu arbeiten und mit angemessener Dringlichkeit unter kurzen Fristen zu agieren, Prioritäten zu verschieben und in relativ mehrdeutigen und komplexen Situationen zu arbeiten, ohne alle Details kennen zu müssen.
Verständnis des Geschäfts und dessen, was zu verschiedenen Zeiten wichtig ist, indem die Zeitnutzung mit den wichtigsten Prioritäten abgeglichen wird.
Kenntnisse der Organisationsstruktur, der Geschäftspraktiken der Abteilung und der Werkzeuge sind stark bevorzugt.
Gute Kenntnisse der internen Microsoft-Systeme und -Tools wie Employee Central, HeadTrax, HR Insights, MS Expense, My Order, iCIMS sind bevorzugt.
Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft-Produktivitätstools, einschließlich Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Erfahrung mit OneNote, SharePoint, Teams und ähnlichen Kollaborationstools.

Förmåner

Die typische Gehaltsspanne für diese Stelle in den USA beträgt 33,89 USD - 67,16 USD pro Stunde.
In bestimmten Gebieten (San Francisco Bay Area und New York City Metropolitan Area) gilt eine Gehaltsspanne von 45,67 USD - 73,65 USD pro Stunde.
Bestimmte Rollen können Anspruch auf Zusatzleistungen und andere Vergütungen haben.

Färdigheter

Microsoft OfficeOutlookWordExcelPowerPointSharePointTeamsOneNote

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Om Microsoft

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