Erfaren administratör till Södermalms stadsdelsförvaltning

Logistics, Sales & Operations · HR & Admin · Office Administration · Administrative Support

In short

Vi söker en erfaren administratör till Södermalms stadsdelsförvaltning i Stockholm. Rollen är en tidsbegränsad heltidstjänst med start omgående och innebär administrativt och operativt stöd till enhetschef och gruppledare inom lokalvårdsenheten. Du kommer ansvara för ekonomiadministration, dokumentation, uppföljning och utveckling av administrativa processer.

Responsibilities

Stödja chef och gruppledarna i det dagliga administrativa och operativa arbetet.
Ansvara för administration och hantering av beställningar, fakturor och andra ekonomiadministrativa underlag.
Administrera och följa upp dokumentation avseende städutrustning, service och underhåll.
Hantera och följa upp reklamationer, avvikelser och andra ärenden kopplade till verksamheten.
Bidra till den löpande planeringen, samordningen och uppföljningen av enhetens arbete.
Strukturera, ta fram och uppdatera rutiner, instruktioner och andra styrande dokument för Lokalvårdsenheten.
Vara ett administrativt stöd i verksamhetens dagliga arbete och bidra till effektiva och enhetliga arbetssätt.
Medverka i utvecklingen och digitaliseringen av städtjänster och administrativa processer.
Sammanställa information, statistik och underlag för verksamhetens uppföljning och planering.
Bidra i arbetet med verksamhetsplanering, mål, nyckeltal och effektivisering.
Stödja arbetet med leveransdialog och avtalsuppföljning.
Bidra med underlag till tertialrapporter, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och övrig verksamhetsuppföljning.

Requirements

Slutförd gymnasieutbildning.
Aktuell erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och/eller projektadministration.
Erfarenhet av att arbeta strukturerat med flera parallella arbetsuppgifter och processer.
God förmåga att strukturera, sammanställa och analysera information och olika typer av underlag.
Erfarenhet av verksamhetsuppföljning, statistik och sammanställning av nyckeltal.
Erfarenhet av att ta fram och sammanställa underlag för verksamhetsplanering och uppföljning.
God förmåga att formulera och dokumentera rutiner, instruktioner och arbetsprocesser.
Mycket god och aktuell IT-vana samt goda kunskaper i Office-paketet.
Erfarenhet av arbete där service, samarbete och tydlig kommunikation är en förutsättning.
Erfarenhet av Agresso (Unit4).
Erfarenhet av ILS (integrerat ledningssystem) och arbete med verksamhetsplan, tertialrapport och verksamhetsberättelse.
Goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Desired Qualifications

Erfarenhet av arbete med lokalvårdsfrågor eller inom lokalvårdsverksamhet.
Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter i Stockholms stad.
Erfarenhet av digitalisering och utveckling av administrativa arbetssätt inom städtjänster.

Benefits

En ny och spännande roll i en nystartad verksamhet.
Individuell introduktion och kontinuerlig kompetensutveckling.
Friskvårdsbidrag och goda anställningsvillkor enligt kollektivavtal.
Stockholms stads förmåner.

Skills

Office-paketetAgresso (Unit4)ILS

#administration#stockholm#södermalm

About Stockholms stad

I Stockholms stad arbetar cirka 40 000 personer. Du möter oss till exempel i skolan, på äldreboenden, i parken och när du ska söka bygglov eller går till simhallen för att träna. Stockholms stads verksamhet styrs av folkvalda politiker och organiseras i stadens förvaltningar och bolag.

See all open jobs at Stockholms stad Read more about Stockholms stad Website