Erfaren administratör till enheten för fastighetsnära tjänster
Logistics, Sales & Operations · HR & Admin · Office Administration · Administrative Support · Procurement
In short
Stockholms stad söker en erfaren administratör till enheten för fastighetsnära tjänster. Rollen innebär stöd till upphandlare och avtalsförvaltare, samt viss chefsstöd. Arbetet kräver god samarbetsförmåga, strukturerat arbetssätt och digital mognad.
Responsibilities
- Bistå med stöd och nära samarbete med upphandlare, avtalsförvaltare och systemadministratörer.
- Säkerställa effektivitet och optimerad resursanvändning.
- Agera som visst chefsstöd.
- Inhämta underlag inför avtalsuppföljning och hantera dokumentation.
- Bistå administrativt vid begäran om utlämnande av handling.
- Arkivera och diarieföra arbetet.
- Operativt genomföra enhetens avrop samt kontrollera och kontera inkommande fakturor.
- Administrera beställningar av licenser och behörigheter.
- Stötta i administration och dokumentation av konsultuppdrag.
- Inhämta fullmakter och delegationer.
- Bevaka funktionsbrevlådor och handlägga samt delegera ärenden.
- Vara sammankallande till fackliga förhandlingar i upphandlingsprocessen.
- Upprätta och rapportera verksamhetsspecifik statistik.
- Skriva minnesanteckningar och protokoll vid behov.
Requirements
- Gymnasieexamen.
- Aktuell och gedigen erfarenhet av administrativt arbete.
- Erfarenhet i en administrativ service- och/eller supportfunktion inom inköp eller upphandling.
- Erfarenhet av att arbeta med framtagande och analys av statistik.
- Hög digital mognad och IT-vana.
- Mycket goda kunskaper i Officepaketet.
- God förmåga att formulera sig muntligt och skriftligt på svenska.
Desired Qualifications
- Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor.
- Kunskap om lagen om offentlig upphandling (LOU).
- Erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd gentemot chefer.
- Genuin känsla för service och administration.
- Strukturerat arbetssätt och förmåga att planera och prioritera.
- Flexibilitet och anpassningsförmåga.
- Lätt för att kommunicera och samarbeta.
- Trygghet i sig själv och i kontakten med nya människor.
- Noggrannhet.
Benefits
- Friskvårdsbidrag.
- Semesterväxling.
- Vinter-/sommararbetstid.
- Flexibel arbetstid.
- Möjlighet att delvis arbeta hemifrån.
- Aktivitetsbaserade arbetsplatser i nyrenoverade lokaler.
- Goda möjligheter att planera din tid med frihet under ansvar.
#Administration#Fastighetsnära tjänster#Inköp#Upphandling
Company
Stockholms stad
Job Posted
1 week ago
Expires
in 1 week
Employment Type
Full Time
WorkMode
Hybrid
Experience Level
Mid-Senior
Locations
Stockholm, Sweden
Qualification
Diploma
Applicants
Be an early applicant